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Negli ultimi anni anche nel nostro paese si è progressivamente recuperata la consapevolezza della centralità dei sistemi documentari per il funzionamento delle organizzazioni. Allo stesso tempo la crescente liberazione dalla burocrazia per l'utente (cittadino/impresa) sposta la funzione certificativo/documentale sempre più all'interno della pubblica amministrazione intesa come istituzione - rete e impone per questa via un salto nell'efficienza operativa delle strutture. Se sono ormai diffusi standard tecnologici e normativi sui nodi centrali del sistema (il protocollo informatico, la firma digitale, l'interoperabilità dei sistemi ecc.) solo recentemente con la DCPM del 31 ottobre 2000, contenente le Regole tecniche sul protocollo informatico, si è previsto in modo esplicito che le pubbliche amministrazioni adottino di un manuale di gestione che "descriv[a] il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisc[a] le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio" (art.5,1).
Si tratta di uno strumento che tocca l'insieme dei processi di gestione documentale, dal protocollo all'archivio storico, e deve comprendere e descriverne tutti gli aspetti fondamentali. Le attività connesse alla sua elaborazione possono contribuire a introdurre anche nel settore archivistico quegli strumenti di analisi, descrizione e miglioramento dei processi di lavoro che costituiscono il primo passo per il riconoscimento della qualità dei servizi erogati.

Dopo una prima realizzazione per l'Istituto Zooprofilattico Sperimentale per la Lombardia e l'Emilia Romagna (v. "La memoria dell'impresa", n.3, febbraio 1999, www.bs.izs.it/page_progetto-arcprot.htm), il Centro sta predisponendo il Manuale di gestione dei documenti anche per la Camera di commercio di Lodi.
Questa esperienza presenta alcune peculiarità che è opportuno sottolineare. Innanzitutto il dato organizzativo della Camera: siamo di fronte a un ente giovane sia per età propria (la "rinascita" è del 1994) che per anzianità del personale. Le attività istituzionali e di promozione sul territorio vengono realizzate grazie ad un forte dinamismo sostenuto da una elevata flessibilità operativa della struttura, che non supera i quaranta dipendenti. L'elevata mobilità interna ha ovviamente delle ricadute anche rispetto al consolidamento dei processi di lavorazione e sedimentazione dei documenti. In effetti siamo di fronte all'antitesi del luogo comune che individua la pubblica amministrazione come immobile macchina burocratica. In secondo luogo la collaborazione attivata con il personale che ha visto nel tempo succedersi le diverse tappe di un percorso volto a razionalizzare la struttura degli archivi e a diffondere tra tutto il personale corrette procedure archivistiche. L'intervento è poi proseguito con una prima attività di analisi delle procedure interne. Attualmente siamo in una fase di approfondimento e confronto con i responsabili camerali per formalizzare le istruzioni operative e le caratteristiche specifiche del sistema di gestione e conservazione dei documenti. Segnaliamo come, una volta completato lo strumento, sia prevista una fase di verifica e assistenza, per rendere effettiva la conoscenza del manuale presso il personale e accelerare così l'adeguamento dei flussi documentali e di lavoro alle nuove procedure adottate.
Anche se i lavori non sono conclusi possiamo ancora una volta riconoscere la natura squisitamente organizzativa - prima che tecnologica - dei processi di revisione e di riorganizzazione di un sistema di gestione documentale. Ogni intervento che riguardi il flusso dei documenti (una volta avremmo detto "delle carte") tocca direttamente i meccanismi di funzionamento dell'organizzazione. Pertanto, mentre crescono le esigenze di condivisione di standard comuni per operare con maggiore rapidità e trasparenza, deve contemporaneamente emergere e trovare valorizzazione la "peculiarità amministrativa " di ogni ente.